Conversie als stap naar de toekomst

fraudebeheersingOnze branche komt weer in beweging. Na een flinke terugval heeft een comeback zich aangekondigd: verzekeraars, banken en fondsen kijken weer vooruit. Modernisering van het IT-landschap zal deze ontwikkeling ondersteunen en mogelijk maken. Door achter te blijven met vernieuwende  IT-oplossingen riskeert de gehele branche een nieuwe stilstand.

Overnames, fusies en complexe producten uit het verleden resulteren in omvangrijke portefeuilles, verspreid over meerdere, vaak verouderde systemen. Dit leidt tot blijvende afhankelijkheid van legacy systemen, omdat de veelal ondoorzichtige producten daarin geadministreerd zijn. Deze systemen zijn kostbaar in onderhoud en kennis van deze systemen wordt steeds schaarser. Dit gaat ten koste van flexibiliteit, belemmert strategische initiatieven en kan bovendien leiden tot fouten in mutatieverwerking of zelfs foutieve informatieverstrekking aan klanten.

Dit speelt concurrenten in de kaart. Nieuwe spelers treden toe tot de markt. Zij hebben geen last van een complex verleden, maar kunnen met een schone lei het niveau en de snelheid van dienstverlening verhogen.

Klanten ontwikkelen zich ook en staan, evenals de overheid, door de crisis kritischer tegenover financiële dienstverleners. Hierdoor komen de wensen en eisen van klanten centraler te staan in overheidsbeleid en de werkwijze van financiële organisaties. Kernwoord daarbij is transparantie. Dit vertaalt zich in strengere eisen aan beveiliging en de ontwikkeling van nieuwe producten. Legacy systemen sluiten daar niet meer bij aan; introductie van nieuwe IT-systemen voor data-administratie en communicatie is nodig.

De kansen en valkuilen van conversies

Het overzetten van data van oude naar nieuwe systemen, ook wel ‘converteren’ genoemd, dient zo efficiënt mogelijk te gebeuren. Door data te converteren kan gelijktijdig worden stilgestaan bij de kwaliteit van deze data. Goede datakwaliteit is noodzakelijk voor grote organisaties; zeker in de financiële branche is slechte data als varen zonder kompas. Het uitstellen van het verkrijgen van optimale datakwaliteit leidt tot aanzienlijke problemen in de toekomst. Het schonen van data brengt deze namelijk weer in lijn met huidige wet- en regelgeving, zodat deze voldoet aan interne en externe audit vereisten, en maakt de portefeuille toekomstbestendig.

De conversie van data en aanschaf van nieuwe systemen is lang uitgesteld door grote spelers in de branche. Daardoor kunnen medewerkers oplopen tegen ontbrekende documentatie, missende kennis over oude portefeuilles en systemen, en grote verschillen in functionaliteit tussen oude en nieuwe systeem.

Efficiënte conversies door structuur

Gelukkig zijn veel valkuilen vroegtijdig te signaleren bij de inrichting van het conversieproces. Het gehele conversietraject moet optimaal worden gestructureerd, wat goed kan door de inzet van tooling. Dat dwingt een organisatie om vooraf na te denken over de te nemen stappen en mogelijke valkuilen.

Door het proces strategisch in te richten ontstaat er een helder beeld van zowel kwantiteit als kwaliteit van de data. Tooling is cruciaal om deze analyse te ondersteunen en vast te leggen. Verder zorgt het inlezen van het proces in tooling ervoor dat managers alles kunnen monitoren, begeleiden, vastleggen en rapporteren.

Data kan vervolgens geclusterd worden door middel van diverse criteria, en in clusters worden geschoond en geconverteerd. Op basis van kenmerken en datakwaliteit  kunnen prioriteiten worden aangebracht. Tooling waarborgt daarbij de consistentie van de clusters.

Tooling verzorgt verder een hoge mate van automatisering van de vele stappen; denk daarbij aan het automatisch versturen van brieven en e-mail, en het opslaan van aanvullende klantinformatie of reacties in het dossier.

Sterke projectleiding: do’s & don’ts

Het is belangrijk voor projectleiders om het overzicht te bewaren, maar dit houdt niet in dat alle touwtjes in handen moeten zijn van de projectmanager. Overzicht houden is juist makkelijker wanneer  je niet alle details  zelf regelt, maar zorgt voor (lokale) experts die je hierin kunnen assisteren en waar je op kunt bouwen. Een goede manager doet aan teambuilding en verzamelt de juiste mensen om zich heen.

Een goed verwoord plan volgens het KISS-format maakt het makkelijk toegankelijk en communiceerbaar voor alle betrokkenen. In sommige gevallen kan de beste oplossing op papier niet toegepast worden; kies liever voor een pragmatische oplossing die goed aansluit bij de realiteit, en breng de bijbehorende risico’s goed in kaart voor de belanghebbenden. Houd de transparantie hoog in het vaandel, en ga voor haalbare deadlines dit houdt het team gefocust en gemotiveerd.

Kortom: de meer centrale rol voor  transparantie, digitalisering en klanttevredenheid zorgen voor een vernieuwende IT slag in de financiële branche. Conversie biedt organisaties veel voordelen; het IT landschap kan efficiënt gemoderniseerd worden, databases worden schoner en leaner, en een gestructureerde aanpak werkt kosten reducerend.

Lieke Galbraith, Colosseus Consult BV

November 2014

Contactgegevens

Aris Neven + 31 (0)6 513 40 511
Benedenkerkseweg 94
2821 LE Stolwijk

Volg WNK via

Laatste bericht